Slack có thể xem là một ứng dụng chat nhóm cho công việc khá hữu hiệu, với khả năng hiển thị thông báo, tìm lại file tài liệu, lưu trữ lịch sử trò chuyện, sử dụng hoàn toàn miễn phí… Tuy nhiên với những tính năng đó chưa thể nói hết được tiềm năng của Slack. Do đó trong bài viết hôm nay, hãy cùng Bitcoin Vietnam News tìm hiểu xem Slack là gì và cách sử dụng nó như thế nào nhé.
Đang xem: Slack là gì
Slack là gì?
Slack là một ứng dụng chat nhóm hỗ trợ trao đổi thông tin với bạn bè, đồng nghiệp và là một lựa chọn hoàn hảo cho công việc, nội bộ công ty hay làm dự án. Với Slack, mọi người có thể trò chuyện, chia sẻ hình ảnh / video / tập tin, quản lý theo từng nhóm / bộ phận, tạo ra các chủ đề thảo luận ở các kênh riêng biệt.
Slack là một sản phẩm của hãng TinySpeck với đồng sáng lập là Stewart Butterfield – trước đây từng là đồng sáng lập dịch vụ chia sẻ ảnh nổi tiếng Flickr của Yahoo. Stewart rời Yahoo hồi tháng 7/2008 và thành lập TinySpeck một năm sau đó. Theo Stewart: “Slack giải phóng con người ta khỏi mớ email lộn xộn. Tại sao phải dùng email để vừa đính kèm file vừa trao đổi công việc, nó phức tạp, mất thời gian lại quá rắc rối. Trong khi một dịch vụ chat như Slack có thể cho người ta chat nhóm theo thời gian thực lại vừa truy cập được toàn bộ file được lưu trữ trên các dịch vụ khác”.
Lợi ích của Slack rất rõ ràng, nó đơn giản hóa việc trao đổi thông tin qua email và còn nhiều ưu điểm vượt trội sau đây:
Người dùng có thể trao đổi với nhau từ bất kỳ nền tảng nào như Windows, Linux, MacOS, Android, iOS…Liên kết với các ứng dụng lưu trữ của bên thứ 3 như Google Drive, Dropbox, Google Calendar, Github, Task Reminder, Trello… thậm chí là cả các dịch vụ thanh toán.Miễn phí dung lượng lưu trữ lên đến 10K tin nhắn, 5GB dung lượng lưu trữ và kết nối đến 5 dịch vụ hãng khác. Tuy nhiên các gói trả phí sẽ có nhiều tính năng cao cấp hơn và khả năng kết nối là vô hạn.
Đây là các ứng dụng, dịch vụ có thể kết nối đến ứng dụng Slack:
Tải ứng dụng Slack ở đâu?
Slack là một dịch vụ đa nền tảng trên Windows, Linux, MacOS, Android, iOS… Do đó bạn có thể truy cập thông qua trình duyệt. Tuy nhiên khi cài đặt ứng dụng Slack, bạn có thể cải thiện tốc độ làm việc cũng như nâng cao trải nghiệm người dùng. Sau đây là link tải phần mềm Slack cho từng nền tảng:
Bạn chỉ cần tải về và chạy cài đặt. Giao diện ứng dụng Slack trên máy tính khá giống với trên web. Sau đây Bitcoin Vietnam News sẽ hướng dẫn bạn đăng ký và sử dụng Slack trên giao diện web nhé.
Hướng dẫn đăng ký Slack
Trước khi đi vào cách sử dụng Slack, bạn cần nắm là trong Slack được chia làm 2 phần là Workspace và Project.
Workspace: là nơi mà toàn bộ người trong công ty / tổ chức của bạn làm việc.Project: là các dự án mà công ty / tổ chức của bạn đang xây dựng.
Tạo một WorkSpace trên Slack
Đầu tiên bạn đăng ký Slack WorkSpace bằng cách truy cập vào trang https://slack.com/ và nhấn vào Sign In (Đăng nhập), chọn Create a new workspace ở dòng cuối cùng:
Slack yêu cầu nhập email để quản trị workspace:
Slack gửi một mã xác thực 6 số đến email bạn đăng ký, mở email này và copy mã xác thực và dán vào ô đầu tiên. Chẳng hạn mã xác thực là 583-440 thì bạn chỉ cần Copy nguyên văn 583-440 sau đó Paste vào ô code là xong.
Bước tiếp theo là nhập tên tổ chức của bạn, Slack sẽ dựa vào đây để tạo ra các đường dẫn riêng cho workspace của tổ chức bạn. Ví dụ như mình nhập mister-map.com thì sẽ có một workspace mister-map.com tại http://mister-map.com.slack.com.
Tạo Project trên Slack
Khi mới tạo workspace lần đầu tiên thì bạn chỉ tạo được một project, nếu sau này bạn có nhiều Project khác nhau thì bạn có thể truy cập vào trang quản trị Workspace thể add thêm.
Mời tham gia Slack
Sau khi tạo ra project, chúng ta sẽ thực hiện mời mọi người trong công ty, nhóm có liên quan đến project ở trên vào project trên Slack.
Sau khi hoàn thành bạn có thể vào được Workspace ngay lúc này, hãy bấm See Your Channel in Slack để tiếp tục:
Bạn bây giờ là quản trị của Workspace:
Chấp nhận tham gia Project
Nếu trước đó bạn chưa mời ai vào Project thì bạn có thể bấm vào bánh răng cưa như hình để mời:
Các thành viên được mời cần kiểm tra email này và nhấp vào Join now.
Xem thêm: khắc chế garen
Khi đó Slack sẽ chuyển hướng thành viên này đến trang đăng ký tài khoản, nhập tên và mật khẩu:
Sau khi thành viên này được thêm vào, họ có thể mời các thành viên khác tham gia. Ví dụ trong một công ty bất động sản thì giám đốc bán hàng sẽ mời các trưởng nhóm bán hàng và trưởng nhóm sẽ mời các nhân viên sale khác vào. Khá hữu dụng cho các công ty có mô hình lớn.
Hướng dẫn sử dụng Slack
Các câu lệnh cơ bản
Slack cũng giống với các phần mềm chat khác, nó có một loạt các shortcode (câu lệnh) giúp chúng ta thực hiện nhanh một tác vụ như:
here cho phép bạn gửi các thông báo đến những người hiện đang online và hoạt động trong nhóm mà thôi./msg
tên người dùng
Nhắn tin trực tiếp với người khác
Ngoài các tin nhắn trao đổi chung với các thành viên trong dự án, bạn có thể trao đổi tin nhắn riêng với từng thành viên. Các tin nhắn riêng này sẽ chỉ có hai người chat với nhau biết được.
Tìm kiếm người dùng, tin nhắn hay tập tin
Một trong những điều tuyệt vời của ứng dụng Slack là tin nhắn và các tập tin rất dễ tìm kiếm. Vì các kênh chuyển qua rất nhanh, bạn nên sử dụng những lệnh tìm kiếm nâng cao này để có thể lấy ra chính xác những thứ bạn đang cần mà không làm lãng phí thời gian. Và khi bạn bắt đầu nhập vào khung Search, Slack sẽ gợi ý những thứ mà có thể bạn muốn tìm kiếm, chẳng hạn như một người cụ thể hoặc các tin nhắn từ các thành viên trên Channel.
Các Kênh Và Tin Nhắn Trực Tiếp
Gõ “in:tên kênh” – để tìm kiếm các tin nhắn và / hoặc tập tin trong một kênh cụ thểGõ “in:tên” – để tìm kiếm các tin nhắn trực tiếp của bạn với một người dùng cụ thể
Tin Nhắn Hoặc Tệp Tin Từ Một Người Cụ Thể
Gõ “from:tên người dùng” – để giới hạn tìm kiếm của bạn với các tin nhắn từ một người gửi cụ thể, tìm kiếm này sẽ rà soát tất cả các kênh và mọi tin nhắn trực tiếpGõ “from:me” – để tìm kiếm các tin nhắn mà bạn đã gửi, ở bất cứ đâu trong Slack
Các Liên Kết, Mục Có Gắn Dấu Sao Và Emoji
Gõ “has: đường link” – Thu hẹp tìm kiếm của bạn vào các tin nhắn có chứa một URL cụ thểGõ “has: star”- để tìm những thư mà bạn đã gắn dấu saoGõ “has::tên emoji” – để tìm kiếm những thư có chứa một biểu tượng cảm xúc cụ thể
Ngày Và Giờ
Gõ “before” rồi sử dụng những từ chỉ thời gian như “hôm qua”, “hôm nay”Gõ “after” rồi sử dụng các từ như “tuần”, “tháng” hoặc “năm”Gõ “on” hoặc “during” và sử dụng các từ khoá cụ thể chỉ ngày hoặc phạm vi thời gian, chẳng hạn như “Yesterday”, “July” hoặc “2019”
Tạo nhắc nhở Remind với Slack Bot
Đặt một lời nhắc nhở Slackbot để giúp bạn theo dõi những gì bạn cần thực hiện. Để bắt đầu, chỉ cần nhập /remind vào hộp văn bản, tiếp theo gõ nhiệm vụ của bạn.
Chẳng hạn như: /remind #media-content bắt đầu làm việc vào 9am hay/remind #media-content nộp báo cáo lúc 5 giờ chiều:
Bạn có thể mở danh sách nhắc nhở bẳng /remind list:
Kết nối Google Drive
Khi bạn kết nối Google Drive với Slack, bạn có thể đọc và chỉ rõ các tệp được nhập vào cũng như có thể nhanh chóng tìm kiếm chúng bất cứ khi nào bạn cần. Nếu bạn có một liên kết Google Drive mà bạn muốn chia sẻ, chỉ cần dán nó vào hộp thư. Thao tác này sẽ nhắc Slackbot đưa ra thông báo sau:
Nhấp vào “Yes” để cấp quyền đọc tệp.
Tuỳ chỉnh Theme cho Slack
Hãy nhấp vào tên của bạn ở góc trên cùng bên trái và chọn Preferences
Chọn tiếp Sidebar:
Từ đây, bạn có thể khám phá và chọn các chủ đề của riêng bạn.
Tuỳ chỉnh Emoji và Slack Bot
Hãy nhấp vào tên của bạn ở góc trên cùng bên trái và chọn Customize Slack:
Nhấp chọn Add custom emoji và điền vào biểu mẫu để tạo biểu tượng cảm xúc của riêng bạn.
Sau đó tải lên một hình ảnh biểu tượng cảm xúc có kích thước dưới 128px chiều rộng hoặc chiều cao. Sau đó đặt tên cho biểu tượng để Slack tìm emoji đó.
Để chỉnh sửa Slack Bot, bạn chọn nhãn Slackbot cạnh Emoji. Nhập vào một hoặc nhiều cụm từ và hãy nhớ phân tách chúng bằng dấu phẩy, sau đó thêm phản hồi Slackbot.
Chẳng hạn như khi ai đó nói ăn trưa thì Slackbot sẽ ngay lập tức phản hồi là:
Bạn cũng có thể sử dụng nhiều phản hồi bằng cách thêm vào dòng riêng (“Shift” + “Enter”) hoặc kết hợp với định dạng văn bản ở trên;
Nếu bạn chèn nhiều câu trả lời, Slack sẽ chọn một cách ngẫu nhiên khi nó được kích hoạt:
Ngoài ra ở mục này bạn có thể test thêm tính năng Loading Message nhé. Bạn có bao giờ để ý những tin nhắn và lời khuyên dí dỏm hiển thị khi Slack đang tải không? Vâng, bạn hoàn toàn có thể tự tạo ra các tin nhắn khi tải của riêng mình ở đây.
Thêm thông báo cho các từ khoá
Để nhận được thông báo khi có một từ hoặc cụm từ cụ thể được đề cập, bạn vào Preferences, chọn Notification Settings và cuộn xuống Keywords. Sau đó gõ từ hoặc cụm từ bạn muốn được thông báo và tách biệt chúng bằng dấu phẩy. Khi có ai đó đề cập đúng từ khoá này, trên Channel đó sẽ được gắn số theo số lần được đề cập.
Xem thêm: Cách Dùng Đại Từ Phản Thân Là Gì, Đại Từ Phản Thân
Nhìn chung trên đây là các thứ cơ bản để bạn sử dụng Slack cho công việc, bạn có thể khám phá thêm nhiều tính năng khác trong quá trình sử dụng nhé.
