Pre-alert là gì, tại sao cần chứng từ này trong xuất nhập khẩu, vai trò của Pre-alert trong quy trình xuất nhập khẩu, bộ hồ sơ cần những gì cùng tìm hiểu tại đây.
Pre -alert: là thuật ngữ chỉ bộ hồ sơ (agent send to Fwder) trước khi hàng tới
Quy trình phát hành pre-alert
Để có bộ chứng từ ( Pre -alert) cần chuẩn bị những việc sau:
Công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu (Công ty Dịch vụ xuất nhập khẩu Forwader)
Sau khi chốt giá với khách hàng sẽ nhậnSau khi thỏa thuận giá cả với khách hàng
Nhận Booking từ khách hàng về thông tin vận tải
Liên hệ với hãng tàu hoặc các bên gom hàng Co-loader để lấy lệnh cấp container rỗng.Gửi lệnh cấp container cho khách hàng đóng hàng tại kho hoặc bãi, take care quy trình để không bị trễ giờ cắt máng.Khi có thông tin về số lượng hàng tiến hành lập vận đơn vận tải HBL đồng gửi gửi lại HBL nháp Fax qua cho khách hàng kiểm tra và confirmed sau khi nhận được xác nhận sẽ tiến hành in HBL gốc cho khách.
Tiếp theo là gưi chi tiết thông tin lô hàng tới hãng tàu để làm căn cứ phát hành MBL. Khi nhận MBL nháp từ hãng tàu phải kiểm tra thật kỹ về tên tàu, số chuyến, số cont/seal,tên đại lý, …Hàng giao lên tàu hãng tàu phát hành vận đơn gốc nhận HBL gốc cho khách hàng và thu tiền Bill Fee.Lưu file: HBL, MBL, Invoice, parking list, C/O (copy), giấy giới thiệu, ….Đối với hàng xuất khi hoàn thiện quy trình xuất như vậy nhận bộ chứng từ pre-alert gửi cho khách hàng
Pre- Alert là bộ hồ sơ xuất khẩu được gửi sau khi hàng lên phương tiện vận tải chặng chính
Đối với hàng nhập sẽ nhận Pre-alert từ đầu xuất gửi, sau khi nhận được bộ chứng từ tiến hành làm chứng từ khai báo nhập khẩu các công việc tiếp sau đó như sau: ( đây là công việc của nhân viên chứng từ các công ty dịch vu)
Khaị Cargo Manifest và Fax cho hãng tàu/Co-loader thể hiện trên MBL.Nhận thông báo hàng đến A/N từ Hãng tàu hoặc các đơn vị gom hàng lẻ
Tới văn phòng bên gửi giấy báo hàng A/N để lấy lệnh giao hàng D/O (Delivery Order) cùng các chứng từ đính kèm như: các D/O thứ cấp khác (bản gốc hoặc có đóng dấu sao y, MBL của hãng tàu hay HBL của Co-loader.Từ D/O nhận được nếu khách yêu cầu tự nhận hàng sẽ phát hành giấy ủy quyền, giao chứng từ cho khách nhận hàng .Thu tiền Handling Fee, CFS nếu là hàng LCL, D/O Fee, cước nếu là cước Collect, …Hoàn thiện quy trình sẽ lưu lại những chứng từ : HBL, MBL, các D/O (copy), Invoice, parking list, pre-alert đã nhận được. …
Hy vọng, bài viết về Pre -Alert này sẽ giúp bạn hiểu về thuật ngữ này trong xuất nhập khẩu. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này.
