Night Auditor là gì? Night Auior là một thuật ngữ được sử dụng trong lĩnh vực kinh doanh Nhà hàng – Khách sạn. Night Auditor là một vị trí không thể thiếu và góp phần vào hiệu quả hoạt động của các khách sạn 4 – 5 sao. Hãy cùng Hướng Nghiệp Á Âu Đà Nẵng chuyên Đào tạo Quản Trị Nhà Hàng Khách Sạn tại Đà Nẵngtìm hiểu rõ hơn về công việc của Night Auditor trong bài viết này nhé!
1. Night Auditor là gì?
Night Auditor là vị trí Kiểm toán đêm, là bộ phận thuộc khối Tài chính – Kế toán. Khu vực làm việc chủ yếu của họ không phải phòng Kế toán mà chủ yếu là khu vực Tiền sảnh. Nhiệm vụ của Night Auditor là kiểm toán, thống kê toàn bộ các giao dịch, hoạt động của khách sạn trong ngày, cân đối sổ sách và báo cáo lên cấp quản lý. Mục đích của việc kiểm toán chính là đánh giá hoạt động tài chính trong khách sạn để giúp khách sạn hoạt động ổn định và hiệu quả.
Đang xem: Night auditor là gì
Night Auditor là vị trí Kiểm toán đêm, thay vì phòng Kế toán họ làm việc chủ yếu tại khu vực Tiền sảnh (Ảnh: Internet)
2. Công việc cụ thể của Night Auditor
Kiểm tra tình trạng khách sạn
Bao gồm việc kiểm tra số phòng, số khách của khách sạn.
Đối với khách rời dự kiến:
Nếu chưa check – out, Nhân viên Night Auditor kiểm tra xem khách có gia hạn thời gian lưu trú không. Nếu khách kéo dài thời gian lưu trú, thì sửa đổi ngày, giờ khách check – out.
Với khách đến dự kiến:
Nếu gặp trường hợp phần mềm thông báo khách đáng lẽ đã nhận phòng trong ngày nhưng chưa được check – in, nhân viên Night Auditor cần phải kiểm tra lại khách đã check – in hay chưa.Nếu khách chưa check – in, nhân viên xem lại khách có đặt phòng không và có đảm bảo hay không (đặt phòng qua điện thoại, không đặt cọc) và hủy đặt phòng nếu như đặt phòng không đảm bảo. Trường hợp nếu như khách đặt phòng đảm bảo thì vẫn giữ nguyên tình trạng cho khách.Nếu khách không đến, Lễ tân ca sáng sẽ báo cho bộ phận Đặt phòng để liên hệ xác nhận với khách.
Xem thêm: wipe là gì
Sleep and skip:
Sleep là tình trạng khách vẫn đang lưu trú tại khách sạn nhưng Lễ tân báo khách đã check – out. Và skip là khách đã check – out nhưng Lễ tân chưa thực hiện check – out cho khách trên phần mềm. Nếu như gặp phải 2 tình trạng trên, Night Auditor sẽ tiến hành kiểm tra lại thông tin để đưa về tình trạng thống nhất.
Kiểm tra giới hạn nợ của khách
Mỗi khách sạn đều có những quy định riêng về giới hạn nợ cụ thể đối với khách lưu trú. Nhằm mục đích đảm bảo các chi phí của khách vẫn nằm trong giới hạn nợ khách sạn cho phép, hạn chế trường hợp khách rời đi khi chưa thanh toán.Nếu khoản nợ của khách đã vượt quá giới hạn cho phép, Night Auditor sẽ thông báo với khách và Trưởng khối Tiền sảnh để có biện pháp xử lý.
Thu nhập, điều chỉnh hóa đơn, cập nhật chi phí
• Nhập hóa đơn nội bộ của các bộ phận• Lưu trữ hóa đơn, đưa vào ngăn lưu trữ theo thứ tự số phòng• Cập nhật, in ấn và lưu trữ chi phí điện thoại khách dùng trong ngày• Caaph nhật hóa đơn, chi tiêu vào tài khoản nợ của khách trước khi lưu trú• Chỉnh sửa sai sót trên hóa đơn• Kiểm tra chữ ký của khách trên hóa đơn nội bộ
Đóng ngày
Sau khi đã hoàn thành các bước trên, Nhân viên Night Auditor sẽ tiến hành đóng ngày hiện tại, chuyển sang ngày mới và lưu dữ liệu vào hệ thống.
Xem thêm: Hà Anh Tuấn: “Nếu See Sing Share Là Gì, Hà Anh Tuấn
Mục đích công việc của Nhân viên Night Auditor chính là kiểm tra, đánh giá hoạt động tài chính trong khách sạn (Ảnh: Internet)
Chuẩn bị hóa đơn cho khách check – in vào ngày hôm sau
• Lập danh sách Arival Expected vào hôm sau• Tách hóa đơn các chi phí do công ty, hãng lữ hành thanh toán• Xác định chi phí khách tự trả• Lập và chuyển hóa đơn cho khách trả phòng nhanh.
In báo cáo, khóa sổ thông tin trong ngày
• Lập báo cáo doanh thu trong ngày• Lập báo cáo tình hình khách check-in và check-out trong ngày• Lập báo cáo công suất phòng• Lập báo cáo tình hình sự cố trong khách sạn và phương hướng xử lý • Lập báo cáo chi phí bộ phận Tiếp tân trong ngày• Lập báo cáo dự kiến khách đến và đi ngày hôm sau• Lập báo cáo các sự kiện diễn ra trong ngày hôm sauVới những thông tin trong bài viết này, hy vọng các bạn đã hiểu rõ về khái niệm và công việc cũng như tầm quan trọng của vị trí Night Auditor trong các khách sạn. Hãy cùng theo dõi những bài viết tiếp theo từ Hướng Nghiệp Á Âu Chi nhánh Đà Nẵng nhé
