Memo là một thuật ngữ dùng nhiều trong lĩnh vực pháp lý, nó cũng được xem là hình thức giao tiếp trong kinh doanh được sử dụng nhiều. Blog Luật Việt sẽ giới thiệu giúp bạn về memo là gì? Cách viết memo theo cấu trúc cơ bản.
Đang xem: Memorandum là gì
Memo là gì?
Memo được dịch theo nghĩa tiếng Việt là ghi nhớ hoặc bản ghi nhớ, nó được sử dụng để liên lạc nội bộ với những công việc liên quan đến các thủ tục hoặc kinh doanh trong cùng một tổ chức.
Memo là tin nhắn bạn gửi cho một nhóm lớn các nhân viên, như toàn thể nhân viên trong bộ phận hoặc mọi người trong công ty. Bạn có thể viết một đoạn memo để thông báo cho các nhân viên về những sự kiện sắp tới hay có những thay đổi trong nội bộ.
Cách viết memo theo cấu trúc cơ bản
Tiêu đề
Trong tiêu đề memo, bạn sẽ phải gắn nhãn rõ ràng cho nội dung là “Memorandum” để người đọc biết rõ họ đang nhận được điều gì. Sau đó, bạn sẽ cần nêu rõ các phần “TO”, “FROM”, “DATE” và “SUBJECT” theo thứ tự lần lượt là người nhận, người gửi, ngày tháng, chủ đề memo.
Xem thêm: Chứng Chỉ Ce Là Gì – Tiêu Chuẩn Ce Là Gì
Đoạn một
Đây là phần mà bạn muốn nhanh chóng nêu rõ mục đích của memo bạn viết. Có thể bắt đầu bằng cụm từ “Tôi viết để thông báo cho các bạn” hoặc “Tôi viết để yêu cầu các bạn”. Một memo cần phải ngắn gọn, rõ ràng, thể hiện đầy đủ quan điểm. Vì vậy ở đoạn này, bạn cần phải cung cấp thông tin quan trọng nhất trước, rồi sau đó mới cung cấp các đoạn tiếp theo làm tiền đề để đi sâu vào chi tiết hơn.
Đoạn hai
Trong đoạn thứ hai, bạn cung cấp nội dung của memo. Ví dụ, memo của bạn thông báo cho công ty về việc tái cơ cấu nội bộ phòng hoặc công ty. Trong trường hợp này, đoạn hai sẽ nói điều gì đó như: “Công ty đang trong giai đoạn phát triển, chúng tôi quyết định tách team SEO ra khỏi team Digital marketing. Việc này giúp các team có thể tập trung vào mục tiêu của mình.”
Đoạn ba
Trong đoạn ba, bạn sẽ đưa ra yêu cầu cụ thể với từng nhân viên. Ví dụ bạn đang lên kế hoạch tổ chức chuyến đi du lịch cho công ty thì có thể thêm đoạn “Nếu có bất kỳ câu hỏi nào vui lòng gửi email cho phòng nhân sự” vào trong memo.
Ngược lại, nếu bạn thông báo cho nhân viên về việc triển khai xây dựng của tòa nhà trong thời gian sắp tới, bạn sẽ ghi “Chúng tôi đánh giá cao sự hợp tác của bạn trong thời gian này”. Ngay cả khi chưa có bất kỳ hành động cụ thể nào mà bạn mong đợi từ nhân viên của mình, thì việc thêm đoạn vào này xem như là cách bạn hy vọng họ xử lý tin tức và liệu bạn có mong đợi họ làm gì tiếp theo để đáp lại memo đó hay không là điều hợp lý.
Xem thêm: Yours Sincerely, Faithfully Là Gì, Nghĩa Của Từ Yours Faithfully
Một số mẫu memo bằng tiếng Anh
Trên đây là một số thông tin về memo là gì? Cách viết memo theo cấu trúc cơ bản. Hy vọng đây sẽ là những thông tin bổ ích giúp bạn hiểu rõ hơn thuật ngữ này.
