G Suite Là Gì? 7+ Tính Năng Google Workspace Khác Với Gmail Ra Sao

Blog mister-map.com giải đáp ý nghĩa G Suite là gì

G Suite là tập hợp các sản phẩm hướng tới đối tượng khách hàng là các doanh nghiệp, bao gồm hộp thư điện tử Gmail, dịch vụ lưu trữ đám mây Drive, bộ công cụ văn phòng Docs, Sheets, v.v… do Google cung cấp thông qua nền tảng dịch vụ thuê bao hàng tháng để hiện đại hoá và hợp lý hoá quy trình làm việc của doanh nghiệp. Nhưng điều gì làm nên sự khác biệt giữa G Suite và các ứng dụng miễn phí tương đương mà Google cung cấp cho nhóm người dùng cá nhân?

G SUITE LÀ GÌ? BẠN CÓ THỂ LÀM GÌ VỚI GÓI DỊCH VỤ DOANH NGHIỆP NÀY CỦA GOOGLE? – mister-map.com

Định nghĩa G Suite là gì?

G Suite – trước đây có tên gọi là Google Apps for Work, là bộ sản phẩm “phần mềm dưới dạng dịch vụ” (SaaS) bao gồm tất cả các công cụ năng suất phục vụ công việc và cộng tác dựa trên nền tảng đám mây do Google phát triển dành cho các doanh nghiệp, trường học và các cơ sở giáo dục cùng các tổ chức phi lợi nhuận. Các thuê bao đăng ký dịch vụ này được cung cấp hộp thư Gmail với tên miền tuỳ chọn, các bộ công cụ Google Docs, Sheets, Slides (soạn thảo văn bản, bảng tính và trình chiếu), Calendar (Lịch), Drive (lưu trữ đám mây), Sites (tạo trang web) và nhiều công cụ khác nữa.

Điểm khác biệt giữa G Suite và các dịch vụ miễn phí tương đương của Google

Có vẻ như rất nhiều ứng dụng Google tương tự có sẵn miễn phí, nhưng có một vài tính năng chính giúp G Suite tích hợp hoàn hảo với công ty của bạn.Mặc dù hầu hết các sản phẩm này đều miễn phí cho tất cả mọi người, nhưng G Suite bổ sung thêm những tính năng cấp doanh nghiệp cho các thuê bao của mình. Một số tính năng trong số này bao gồm ứng dụng lịch có thể chia sẻ, lưu trữ đám mây không giới hạn (tùy chọn), những tính năng kiểm soát nâng cao dành cho admin, như thêm và xóa user, xác minh hai bước và công cụ di chuyển dữ liệu đơn giản để chuyển tất cả dữ liệu có giá trị của công ty sang G Suite. Ngoài ra, G Suite đi kèm với tính năng quản lý thiết bị di động, cho phép bạn kích hoạt hoặc hủy kích hoạt thiết bị di động, kiểm soát ứng dụng nào được bật và xóa từ xa nếu nhân viên sử dụng thiết bị của công ty với mục đích xấu.Ngoài tất cả những tính năng đã có, G Suite cũng có địa chỉ email tùy chỉnh cho domain. Vì vậy, không giống như một tài khoản Google thông thường, sử dụng “
gmail.com”, một khi đăng ký G Suite, mọi email của người dùng sẽ chứa domain của bạn và có dạng “tên_user
domain_của_bạn.com.”Lưu ý: Bạn phải sở hữu và xác minh domain mà bạn đăng ký để sử dụng nó với G Suite.Đừng lo lắng nếu bạn đã sử dụng Outlook, Yahoo hoặc bất kỳ server trao đổi email nào khác. Với G Suite, bạn có thể sử dụng công cụ di chuyển dữ liệu để chuyển tất cả email, lịch và danh bạ của mình hoặc nhập trực tiếp mọi thứ một cách dễ dàng.

G Suite có giá bao nhiêu?

Trước ngày 6 tháng 12 năm 2012, Google đã cung cấp một phiên bản G Suite tiêu chuẩn miễn phí với một số chức năng hạn chế, cho bất kỳ ai đăng ký domain trước hạn chót. Bây giờ, giá của G Suite phụ thuộc vào số lượng người dùng trong công ty sẽ sử dụng dịch vụ, với nhiều tính năng và dung lượng lưu trữ hơn phiên bản trước.

Có 3 phiên bản dành cho các doanh nghiệp nhỏ và lớn:

Basic: 30GB dung lượng lưu trữ có khả năng chia sẻ trên Drive và Gmail cho mỗi người dùng. Gói này bao gồm tất cả các ứng dụng năng suất của Google, ngoại trừ Cloud Search (khả năng tìm kiếm trên toàn bộ nội dung công ty trong G Suite), App Maker (xây dựng ứng dụng tùy chỉnh cho doanh nghiệp) và Vault (lưu giữ dữ liệu và eDiscovery cho G Suite). Chi phí cho gói Basic là $6 (128.000VND)/người dùng/tháng.Business: Về cơ bản giống như gói Basic nhưng có dung lượng lưu trữ không giới hạn cho tất cả người dùng và bao gồm những tính năng Vault, Cloud Search và phát triển ứng dụng. Chi phí của gói Business là $12 (278.000VND)/người dùng/tháng.Enterprise: Gói này có tất cả các tính năng tương tự như gói Business nhưng có thêm các quyền kiểm soát cho admin và khả năng bảo mật nâng cao, eDiscovery và ngăn ngừa việc mất dữ liệu. Gói Enterprise có giá $25 (579.000VND)/người dùng/tháng.

Nếu bạn quản lý một tổ chức giáo dục hoặc chịu trách nhiệm về việc ra quyết định liên quan đến vấn đề CNTT của tổ chức đó, bạn có thể dùng G Suite Education cho giảng viên và sinh viên. G Suite Education có hai phiên bản:

G Suite for Education: Chứa tất cả các công cụ năng suất giống như G Suite Basic nhưng có thêm dung lượng lưu trữ cho Sites, Drive, Gmail và khả năng truy cập miễn phí vào Google Vault. G Suite for Education đang và sẽ luôn miễn phí.G Suite Enterprise for Education: Cung cấp các khả năng bổ sung được thiết kế cho những tổ chức lớn, với nhiều tính năng bổ sung cấp doanh nghiệp. G Suite Enterprise for Education bao gồm những quyền kiểm soát, phân tích và tìm kiếm nâng cao, cũng như các công cụ giao tiếp cấp doanh nghiệp. Chi phí cho gói G Suite Enterprise for Education là $4 (92.000VND)/người dùng/tháng cho giảng viên, cán bộ công nhân viên và $4/người dùng/tháng cho sinh viên.

Đối với những tổ chức mua giấy phép cho tất cả các giảng viên và nhân viên trong năm 2018 hoặc 2019, G Suite sẽ áp dụng một mức giá ưu đãi rất lớn.

$2 (46.000VND)/người dùng/tháng cho giảng viên và nhân viênMiễn phí cho sinh viên đủ điều kiện

Lưu ý: Mức giá ưu đãi này chỉ áp dụng cho khách hàng mua sản phẩm vào năm 2018 hoặc 2019. Việc gia hạn được khuyến khích trong thời gian 3 năm kể từ ngày hợp đồng ban đầu được ký, miễn là vẫn đáp ứng được các điều khoản của việc ưu đãi.

Cuối cùng, nếu bạn quản lý một tổ chức phi lợi nhuận, Google cung cấp một phiên bản miễn phí khác cho những tổ chức phi lợi nhuận đủ điều kiện, với chức năng và tính năng tương tự như phiên bản G Suite Basic và gần giống với G Suite for Education.

Lưu ý: Bạn sẽ cần một tài khoản Google cho tổ chức phi lợi nhuận và xác minh rằng bạn sở hữu domain phi lợi nhuận mà bạn đã sử dụng để đăng ký.

Bắt đầu sử dụng G Suite như thế nào?

Như đã đề cập trước đây, có nhiều phiên bản G Suite khác nhau để lựa chọn. Với mỗi phiên bản, người dùng sẽ được cung cấp những tính năng hơi khác nhau một chút, tùy thuộc vào phiên bản đã chọn.Để bắt đầu sử dụng G Suite, hãy quyết định bạn sẽ sử dụng bộ công cụ này cho mục đích gì và chọn một trong nhiều tùy chọn phù hợp nhất với công ty của bạn.Google cung cấp bản dùng thử G Suite trong 14 ngày cho bất kỳ ai đăng ký lần đầu tiên, để xem liệu bộ công cụ này có phù hợp với tất cả các nhu cầu hay không.

Tất cả những gì bạn phải làm là trải qua quy trình đăng ký chuẩn, trong đó yêu cầu bạn nhập thông tin thẻ tín dụng, kích hoạt tài khoản, sau đó xác minh domain. Sau đó, trước khi thời gian dùng thử kết thúc, nếu bạn không còn muốn sử dụng G Suite, chỉ cần hủy tư cách thành viên là được. Theo mặc định, bản dùng thử 14 ngày miễn phí được kích hoạt cho tất cả các tài khoản mới.Nếu bạn thích G Suite và muốn tiếp tục sử dụng nó, thì đừng làm gì cả. Thẻ tín dụng sẽ tự động bị trừ phí, tùy thuộc vào phiên bản G Suite bạn đã chọn.

Các tính năng chính của G Suite:

Google Site

Doanh nghiệp sử dụng Google Sites để làm truy cập thông tin hữu ích, dễ dàng hơn. Nhân viên có thể tạo ra môt mạng nội bộ để nắm bắt và chia sẻ những kiến thức nội bộ. Bản chỉnh sửa mới nhất của tệp được thực hiện tự động vì vậy mọi người có thể dễ dàng cập nhật và tải về phiên bản mới nhất. Định dạng hỗ trợ bao gồm: doc, xls, csv, ppt, txt, pdf,… Người dùng có thể hiển thị Google Documents, Spreadsheets, presentation, Youtube video, picasa slideshow và các tiện ích khác mà không cần đến kỹ năng lập trình. Công nghệ tìm kiếm bằng Google đã được tích hợp sẵn, để nhân viên có thể tìm thấy thông tin công ty hữu ích như một cách dễ dàng để tìm kiếm Internet. Không có mã hóa hoặc không cần chuyên môn là cần thiết để cập nhật các trang hoặc tạo ra một trang web nội bộ mới, vì vậy, bất cứ ai cũng có thể chủ động thêm hoặc chỉnh sửa. Tất cả điều này được lưu trữ bởi Google cho phép người dùng có thể thoải mái sáng tạo mà không cần lo lắng về dung lượng ổ cứng hay chi phí quản lý điều hành.

Google Docs

Google Docs cải thiện tốc độ và chất lượng công việc bằng cách cho phép cộng tác và thảo luận trên một tài liệu cùng 1 lúc. Nhiều người ở nhiều địa điểm có thể xem, thảo luận và chỉnh sửa cùng 1 tài liệu từ bất cứ đâu và bất cứ lúc nào. Google Docs cũng làm giảm công việc trùng lặp và theo dõi các tài liệu lộn xộn hay kiểm soát các phiên bản, đồng thời loại bỏ các mối quan tâm vượt quá dung lượng cho phép. Hơn nữa, việc chia sẻ trên Google Docs rất an toàn. Bạn có thể chủ động được việc chia sẻ 1 Google Docs cho ai đó, vì vậy, bạn không phải lo lắng về việc thông tin của bạn bị lọt vào tay kẻ xấu.

Google Drive

Google Calendar

Với Google Calendar bạn có thể xem lịch của đồng nghiệp và các đồng nghiệp và cộng sự từ một lịch trực tuyến. Bạn có thể xem được các cuộc hẹn của họ và sắp xếp tổ chức sự kiện của mình sao cho hợp lý. Google Calendar cũng có thể được tích hợp các thành phần khác của Google Apps. Bạn có thể giao tiếp, chia sẻ và cộng tác thông qua Gmail. Talk và Calendar để giảm bơt công việc trùng lặp và nâng cao hiệu quả công việc. Thêm vào đó, bạn có thể quản lý việc ai đó có thể xem lịch của bạn .

Google Hangouts

Hangouts mang các cuộc họp video trực tuyến ngay trên máy tính xách tay, điện thoại di động hoặc tablet. Gặp gỡ mặt đối mặt với 15 đồng nghiệp hoặc với khách hàng từ bất cứ đâu trên thế giới chỉ với 1 cú nhấp chuột. Hangouts được tích hợp với các ứng dụng của Google để thuận lợi hơn cho bạn làm việc. Thật dễ dàng để sắp xếp một Hangouts từ lịch (Calendar) của bạn hoặc click ngay từ hộp thư đến của bạn. Bạn có thể thêm một file docs từ Google Drive và làm việc cùng nhau trong thời gian thực hiện cuộc gọi.

Gmail

Dịch vụ email của Google với hơn 400 triệu người dùng và vẫn đang tiếp tục phát triển. Với Gmail, hộp thư đến của bạn có lưu trữ đáng kể để hạn chế việc phải xóa email. Hơn nữa, bạn cũng có thêm tính năng tìm kiếm Google và email/nhắn tin nhanh. Tin nhắn nhanh được gắn vào trong Gmail để bạn có thể trả lời một email trong thời gian thực. Hộp thư các email quan trọng sẽ giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng nhất và bạn sẽ tiết kiệm thời gian hơn. Ngoài ra, Gmail của bạn luôn có sẵn tại bất kỳ chiếc máy tính nào, bạn yên tâm không bị giới hạn trong việc trả lời email tại bất cứ đâu. Gmail là giải pháp đơn giản để sử dụng, nhưng chức năng của nó lại không hề đơn giản, điều này đồng nghĩa với việc mất ít thời gian trong việc đào tạo người dùng. Bạn có thể sử dụng tính năng Gmail offline sau khi kích hoạt tính năng ẩn trong Gmail Labs.

Google Vault

Vault cho phép khả năng lưu trữ liên tục, e-discovery và năng lực quản lý thông tin với G Suite của bạn để bảo vệ doanh nghiêp của bạn. Bạn có thể mua module này trên Google Apps tùy thuộc vào nhu cầu của mình. Email và những cuộc trò cuyện của bạn sẽ được lưu trữ lại theo chính sách của bạn, ngăn ngừa hành động xóa do vô ý. Bạn có thể dễ dàng và nhanh chóng tìm kiếm nội dung trò chuyện hoặc email liên quan.

Cách đăng ký G Suite

Để đăng ký G Suite, bạn cần phải thực hiện các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập trên trang web chính thức của Google G Suite. Tiếp đến, bấm nút “Get Started” để bắt đầu.Bước 2: Điền đầy đủ thông tin của doanh nghiệp. Sau đó, bấm nút “Next” để sang phần tiếp theo.Bước 3: Hệ thống xuất hiện bảng thông báo. Nhập thông tin của bạn (tên, email, số điện thoại) và bấm “Next”.Bước 4: Hệ thống hiển thị một thông báo, hỏi xem bạn đã có tên miền hay chưa. Chọn “Yes” nếu bạn đã mua tên miền hoặc “No” nếu chưa có và đăng ký tên miền mới.Bước 5: Nhập tên miền của bạn vào khung và bấm “Next”.Bước 6: Đăng ký thông tin đăng nhập. Sau đó gõ vào các ô tương ứng để tạo tài khoản G Suite.Bước 7: Hệ thống hiển thị một thông báo trên màn hình. Bấm nút “Start” và nhập các thông tin user trong phần doanh nghiệp của bạn.Bước 8: Truy cập vào trang quản trị tên miền. Sau đó, tạo các DNS record theo giá trị mà Google cung cấp.Bước 9: Sau khi hoàn thành, hãy quay lại trang đăng ký G Suite. Bấm “Verify Domain & Setup email”. Chúc mừng bạn đã đăng ký G Suite thành công.

Lưu ý, quá trình này có thể tốn thời gian từ 30 phút cho đến 24h. Tùy thuộc vào tốc độ cập nhật của hệ thống quản lý DNS tên miền.

Kết luận

Cảm ơn bạn đã đọc bài viết của blog mister-map.com, hy vọng những thông tin giải đáp G Suite là gì? Những ý nghĩa của G Suite sẽ giúp bạn đọc bổ sung thêm kiến thức hữu ích. Nếu bạn đọc có những đóng góp hay thắc mắc nào liên quan đến định nghĩa G Suite là gì? vui lòng để lại những bình luận bên dưới bài viết này. Blog mister-map.com luôn sẵn sàng trao đổi và đón nhận những thông tin kiến thức mới đến từ quý độc giả