* Bài viết được trình bày dưới dạng song ngữ Việt – Anh
All managers and leaders must master the art of delegation. Understanding how and when to allocate responsibility to others is essential in maintaining a high level of productivity, both on a personal and organizational level. Knowing how to delegate is also essential for an effective leadership.
Đang xem: Delegation là gì
Tất cả các nhà quản lý và lãnh đạo đều phải nắm vững nghệ thuật giáo việc. Hiểu được cách làm như thế nào và khi nào để phân bổ trách nhiệm cho người khác là điều thiết yếu trong việc duy trì mức năng suất cao nhất, cả về mặt cá nhân và tập thể. Biết cách uỷ nhiệm cũng cần thiết cho việc lãnh đạo hiệu quả.
To learn how to delegate is to build a cohesive and effective team who can meet deadlines. Moreover, knowing when and how to delegate work will reduce your workload, thus improving your wellbeing at work and boosting your job satisfaction. Unfortunately, many leaders are unsure how to delegate properly or are hesitant to do so.
Học cách ủy thác để xây dựng một đội được kết hợp hiệu quả bời những người có thể đáp ứng được công việc đúng thời hạn. Hơn nữa, biết khi nào và làm như thế nào để ủy thác công việc sẽ làm giảm khối lượng công việc của bạn, do đó cải thiện phúc lợi của mình tại nơi làm việc và tăng sự hài lòng trong công việc của bạn. Thật không may, nhiều nhà lãnh đạo không chắc chắn làm thế nào để đại diện giao việc cho đúng hoặc do dự trong khi làm.
In this guide, you will discover what delegation really entails, how it benefits your team, and how to delegate tasks successfully.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ khám phá những gì người được giao việc thực sự đòi hỏi, làm thế nào để nó có lợi cho nhóm của bạn và làm thế nào để ủy thác công việc thành công.
The importance of delegation
Tầm Quan Trọng Của Giao Việc
An effective leader knows how to delegate. When you delegate some of your work, you free up your time and achieve more on a daily basis. Effective delegation also promotes productivity within a team by drawing on the existing skill set of its members and allowing them to develop new knowledge and competencies along the way. The result is a more flexible team that can share roles when the need arises.
Một nhà lãnh đạo hiệu quả biết cách làm thế nào để giao việc. Khi bạn ủy thác một số công việc của bạn, bạn giải phóng thời gian của mình và đạt được nhiều hơn trên cơ sở hàng ngày. Giao việc hiệu quả cũng thúc đẩy năng suất trong một đội bằng cách sử dụng các kỹ năng hiện có của các thành viên và cho phép họ phát triển kiến thức và năng lực mới trong lúc làm việc. Kết quả là tạo thành một đội ngũ linh hoạt hơn và có thể chia sẻ vai trò với nhau khi cần thiết.
When you are willing to delegate, you are promoting an atmosphere of confidence and trust. Your actions send a clear signal: as a leader, you trust your subordinates to achieve desired outcomes. As a result, they will come to think of you as a likeable and efficient leader who respects their skills and needs.
Khi bạn sẵn sàng giao việc, bạn đang đem đến cho mọi người một bầu không khí tự tin và sự tin tưởng. Hành động của bạn gửi một tín hiệu rõ ràng: như là một nhà lãnh đạo, bạn tin tưởng các cấp dưới của mình sẽ đạt được kết quả mong muốn. Do đó, họ sẽ nghĩ đến bạn như một nhà lãnh đạo dễ thương và năng suất, một người tôn trọng các kỹ năng và nhu cầu của họ.
Delegation isn’t about barking orders and hoping that your staff falls in line. A manager’s job is to get the very best from those under their supervision and in doing so, maximizing productivity and profit.
Giao viêc không phải là la mắng và muốn nhân viên của bạn sẽ làm việc. Công việc của 1 người quản lý là để phát triển tiềm năng cho những người dưới sự giám sát của bạn và khi bạn làm như vậy, sẽ tối đa hóa năng suất và lợi nhuận.
Here’s an example of bad delegation:
Dưới đây là một ví dụ về việc ủy thác sai:
Careful delegation helps to identify and capitalize on the unique strengths and weaknesses of the team members. Delegation also boosts employees’ engagement as it proves that the managers are interested in drawing on their talents.
Người giao việc cẩn thận sẽ giúp xác định và tận dụng được những điểm mạnh và điểm yếu độc đáo của từng thành viên trong nhóm. Giao việc cũng tăng cường sự cam kết của nhân viên vì nó chứng minh rằng các nhà quản lý quan tâm đến việc trọng dụng tài năng của họ.
The fear to delegate
Những Nỗi Sợ Khi Giao Việc
Delegation boosts productivity, but not all managers are willing or able to delegate. Why? Here’re some common reasons:
Sự ủy thác là để tăng năng suất nhưng không phải nhà quản lý nào cũng sẵn sàng hoặc có thể ủy thác.Tại sao? Dưới đây là một số lý do phổ biến:
They may resent the idea that someone else may get the credit for a project.They may be willing to delegate in principle but are afraid their team won’t be able to handle an increased degree of responsibility.They may suspect that their staff is already overworked, and feel reluctant to increase their burden.They may suspect that it’s simpler and quicker just to do a task themselves.They dislike the idea of letting go of tasks they enjoy doing.They fear that if they delegate responsibility, their own manager will conclude that they can’t handle their workload.
Họ có thể phản đối ý tưởng rằng ai đó có thể nhận được thưởng cho một dự án.
Họ có thể sẵn sàng ủy thác theo nguyên tắc nhưng ngại rằng đồng đội của họ sẽ không thể xử lý được những mức trách nhiệm cao.
Họ có thể nghi ngờ rằng nhân viên của họ đã làm việc quá sức và cảm thấy không muốn tăng gánh nặng cho họ.
Họ có thể nghi ngờ rằng nó sẽ đơn giản và nhanh hơn nếu làm nhiệm vụ đó một mình.
Họ không thích ý tưởng cho đi nhiệm vụ mà họ thích làm.
Họ sợ rằng nếu họ giao trách nhiệm, người quản lý của họ sẽ kết luận rằng họ không thể giải quyết được công việc của họ.
Delegation vs Allocation
Giao Việc vs Ép Việc
Most people think that delegation and allocation are synonymous, but there is an important distinction to be made between the two.
Hầu hết mọi người nghĩ rằng việc giao việc và éo việc là giống nhau nhưng có một sự khác biệt quan trọng giữa cả hai
When you allocate a task, you are merely instructing a subordinate to carry out a specific action. You tell them what to do, and they do it–it’s that simple. On the other hand, delegation involves transferring some of your own work to another person. They do not just receive a set of instructions. Rather, they are placed in a role that requires that they make decisions and are held accountable for outcomes.
Khi bạn ép việc, bạn chỉ đơn giản là hướng dẫn cấp dưới thực hiện một hành động cụ thể. Bạn nói cho họ biết họ phải làm gì, và họ làm điều đó – thật đơn giản. Mặt khác, giao việc bao gồm việc chuyển một số phần trong công việc của bạn cho người khác. Họ không chỉ nhận được một bộ hướng dẫn. Mà còn thay vào đó, được đặt trong một vai trò mà yêu cầu họ phải đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm về kết quả.
So what’s the best way to delegate work so you can fight the fear of delegation, build an efficient team and work faster?
Vậy đâu là cách tốt nhất để phân công nhiệm vụ để bạn có thể chống lại sự sợ hãi của sự ủy thác, xây dựng được một nhóm hiệu quả và làm việc nhanh hơn?
How to delegate work effectively (A step-by-step guide)
Cách phân công công việc một cách hiệu quả (Hướng dẫn từng bước)
1. Know when to delegate
Biết Khi Nào Nên Giao Việc
By understanding how much control you need to maintain over a situation, you can determine the best strategy for empowering workers. There are 7 levels of delegation that offer workers different degrees of responsibility.
Bằng cách hiểu được bạn đang kiểm soát được bao nhiêu để duy trì một tình huống, bạn có thể xác định chiến lược tốt nhất để trao quyền cho người nhận. Có 7 cấp độ của giao việc cung cấp cho người nhận mức độ trách nhiệm khác nhau.
This brief video explains these levels and offers examples of when it’s appropriate to use each one:
Video ngắn này giải thích các cấp độ và đưa ra các ví dụ về thời điểm thích hợp để sử dụng mỗi cái:
Delegation occurs along a spectrum. The lowest level of delegation happens when you tell other people what to do. It offers little opportunity for employees to try new approaches. The most empowering form of delegation occurs when you are able to give up most of your control over the project to the employee.
Giao Việc được diễn ra theo một khoảng thời gian dài. Mức thấp nhất của giao việc được sử dụng là khi bạn nói với người khác phải làm gì. Nó cung cấp ít cơ hội cho nhân viên thử cách tiếp cận mới. Hình thức ủy quyền mạnh mẽ nhất là khi bạn không nắm kiểm soát của mình đối với dự án dành cho nhân viên.
Knowing how to delegate work helps you understand how to connect people with tasks that make the best use of their talents. When done properly, it ensures that you will get the best end-result.
Biết cách chuyển nhượng công việc giúp bạn hiểu làm thế nào để kết nối mọi người với công việc và tận dụng tốt nhất tài năng của họ. Khi được thực hiện được nó đúng, đảm bảo rằng bạn sẽ nhận được kết quả cuối cùng tốt nhất.
When you’re deciding how to delegate work, ask the following questions:
Khi bạn quyết định cách ủy thác công việc, hãy hỏi những câu hỏi sau:
Do you have to be in charge of this task, or can someone else pull it off?Does this require your attention to be successful?Will this work help an employee develop their skills?Do you have time to teach someone how to do this job?Do you expect tasks of this nature to recur in the future?
Bạn có phải chịu trách nhiệm về công việc này hay có thể giao nó cho một người khác?
Điều này đòi hỏi sự chú ý từ bạn để có kết quả thành công?
Công việc này có giúp nhân viên phát triển kỹ năng của họ?
Bạn có đủ thời gian để dạy ai đó làm việc này?
Bạn có mong đợi sẽ gặp lại các công việc này trong tương lai không?
2. Identify the best person for the job
Xác Định Người Giỏi Nhất Cho Công Việc
You have to pass the torch to the right team member for delegation to work. Your goal is to create a situation in which you, your company, and the employee have a positive experience.
Xem thêm: In Order Of Là Gì, Nghĩa Của Từ In Order, In Order Of
Bạn phải đưa ngọn đuốc cho một thành viên nhóm có khả năng phù hợp để làm việc đó. Mục tiêu của bạn là tạo ra một tình huống mà khi đó bạn, công ty bạn và nhân viên có một trải nghiệm tích cực.
Think about team members’ skills, willingness to learn, and their working styles and interests. They’ll be able to carry out the work more effectively if they’re capable, coachable, and interested. When possible, give an employee a chance to play to their strengths.
Suy nghĩ về kỹ năng của các thành viên trong nhóm, sự sẵn lòng học hỏi, cách làm việc và sở thích của họ. Họ sẽ có thể thực hiện công việc hiệu quả hơn nếu họ có khả năng, có thể huấn luyện và được quan tâm. Khi có thể, cho nhân viên đó một cơ hội để phát huy thế mạnh của họ.
Inexperienced workers may need more guidance than seasoned veterans. If you don’t have the time to set the newer employee up for success, it’s not fair to delegate to them.
Những người làm thiếu kinh nghiệm có thể cần hướng dẫn nhiều hơn những cựu chiến binh dày dạn kinh nghiệm. Nếu bạn không có thời gian để huấn luyện nhân viên mới trở nên thành công, sẽ không công bằng nếu bạn ủy thác công việc cho họ.
You also have to consider how busy your employees are. The last thing you want to do is overwhelm someone by giving them too many responsibilities.
Bạn cũng phải xem xét mức độ bận rộn nhân viên của bạn. Điều cuối cùng bạn muốn làm là tạo áp lực cho người khác bằng cách cho họ quá nhiều trách nhiệm.
3. Tell and sell to get the member buy-in
3. “ Câu “ Nhân Viên Vào Làm
After you’ve found the perfect person for the job, you still have to get them to take on the new responsibility. Let them know why you chose them for the job. 9 When you show others that you support their growth, it builds a culture of trust. Employees who see delegated tasks as opportunities are more likely to be invested in the outcome.
Sau khi bạn đã tìm được người hoàn hảo cho công việc, bạn vẫn phải làm sao để họ nhận trách nhiệm mới. Cho họ biết lý do tại sao bạn chọn họ cho công việc đó. Khi bạn cho người khác thấy rằng bạn ủng hộ sự phát triển của họ,điều đó sẽ xây dựng niềm tin tưởng. Nhân viên sẽ xem các nhiệm vụ được ủy thác là cơ hội có nhiều tiềm năng để đầu tư và cho ra kết quả.
When you’re working with newer employees, express your willingness to provide ongoing support and feedback. For seasoned employees, take their thoughts and experiences into account.
Khi bạn làm việc với nhân viên mới hơn, hãy bày tỏ sự sẵn sàng của bạn trong việc cung cấp sự hỗ trợ liên tục và nhận phản hồi. Đối với nhân viên dày dạn kinh nghiệm, hãy lắng nghe suy nghĩ từ kinh nghiệm của họ.
4. Be clear and specific about the work
Phải Rõ Ràng Và Cụ Thể Về Công Việc
It’s critical to explain to employees why the project is necessary, what you expect of them, and when it’s due. If they know what you expect, they’ll be more likely to deliver.
Điều quan trọng là phải giải thích cho nhân viên về lý do tại sao dự án là cần thiết, bạn mong đợi điều gì từ họ và khi nào giao nhiệm vụ. Nếu họ hiểu được bạn đang mong đợi những gì , họ sẽ có nhiều khả năng cung cấp điều đó cho bạn.
By setting clear expectations, you help them plan how to carry out the task. Set up project milestones so that you can check progress without micromanaging. If your employee has trouble meeting a milestone, they still have time to course correct before the final product is due.
Bằng cách đặt kỳ vọng rõ ràng, bạn sẽ giúp họ định hướng cách thực hiện nhiệm vụ. Thiết lập mốc thời gian của dự án để bạn có thể kiểm tra tiến trình mà không cần quản lý một cách toàn diện. Nếu nhân viên của bạn gặp rắc rối trong việc đạt được mục tiêu quan trọng, họ vẫn có thời gian để học cách làm đúng trước khi sản phẩm cuối cùng trước kì hạn.
This type of accountability is commonly used in universities. If students only know the due date and basic requirements for completing major research papers, they might put off the work until the eleventh hour. Many programs require students to meet with advisers weekly to get guidance, address structure, and work out kinks in their methods in advance of deadlines. These measures set students up to succeed while giving them the space to produce great work.
Sự giao việc liên quan đến trách nhiệm này thường được sử dụng trong các trường đại học. Nếu sinh viên chỉ biết đến hạn chót và các yêu cầu cơ bản để hoàn thành các bài báo nghiên cứu chính, họ có thể trì hoãn công việc cho đến mười một giờ. Nhiều chương trình yêu cầu sinh viên gặp các cố vấn hàng tuần để tìm hướng dẫn, tìm hiểu về cách định hình và tìm ra then chốt trong các phương pháp của họ trước thời hạn. Những biện pháp này định hình giúp sinh viên thành công trong khi tạo cho họ không gian để làm nên những công việc tuyệt vời.
5. Support your employees
Hỗ Trợ Nhân Viên Của Bạn
To see the best possible outcomes of delegating, your subordinates need resources and support from you. Connect them with training and materials to develop skillsets they don’t already have. It may take more time up front to make resources available, but you’ll save time by having the work done correctly. For recurring tasks, this training pays off repeatedly.
Để xem kết quả tốt nhất có thể của việc ủy thác, cấp dưới của bạn cần nguồn lực và sự hỗ trợ từ bạn. Kết nối họ với họ trong việc đào tạo và cung cấp các tài liệu để phát triển các kỹ năng mà họ chưa có. Có thể mất nhiều thời gian hơn việc tìm các nguồn lực có sẵn nhưng bạn sẽ tiết kiệm được thời gian bằng cách làm việc đúng. Đối với các công việc định kỳ, chương trình đào tạo này thường xuyên được trả tiền.
Sometimes employees need a help to see what they’re doing well and how they can improve. Giving and receiving feedback is an essential part of delegation. This is also a good way to monitor the delegated tasks as a leader. While you can keep track of the progress of the tasks, you are not micro-managing the employees.
Đôi khi nhân viên cần được giúp đỡ để xem những gì họ đang làm tốt và làm thế nào để họ có thể cải thiện. Cung cấp và nhận phản hồi là một phần thiết yếu của sự giao việc. Đây cũng là một cách hay để giám sát các nhiệm vụ được ủy thác như một nhà lãnh đạo. Mặc dù bạn có thể theo dõi sự tiến bộ của các nhiệm vụ, bạn không phải đang quản lý các nhân viên.
Throughout the project, periodically ask your employees if they need support or clarification. Make it clear that you trust them to do the work, and you want to create a space for them to ask questions and offer feedback. This feedback will help you refine the way you delegate work.
Trong suốt dự án, hỏi định kỳ nhân viên của bạn nếu họ cần hỗ trợ hoặc làm rõ. Nói rõ ràng rằng bạn tin tưởng họ thực hiện công việc này và bạn muốn tạo một không gian để họ đặt câu hỏi và đưa ra phản hồi. Phản hồi này sẽ giúp bạn tùy chỉnh cách bạn ủy thác công việc.
6. Show your appreciation
Biểu Lộ Sự Biết Ơn Của Bạn
During periodic check-ins, recognize any wins that you’ve seen on the project so far. Acknowledge that your employees are making progress toward the objective. The Progress Principle lays out how important it is to celebrate small wins to keep employees motivated.Workers will be more effective and dedicated if they know that you notice their efforts.
Trong quá trình kiểm tra định kỳ, hãy nhận ra rằng bất kỳ chiến thắng nào bạn đã thấy trong dự án cho đến thời điểm này. Thừa nhận rằng nhân viên của bạn đang tiến bộ hằng ngày hướng tới mục tiêu. Nguyên tắcTiến bộ cho thấy tầm quan trọng của việc tổ chức những cuộc chiến nhỏ để giữ nhân viên có động lực. Nhân viên sẽ hiệu quả hơn và tận tâm hơn nếu họ biết rằng bạn nhận thấy được những nỗ lực của họ.
Recognizing employees when they do well helps them understand the quality of work you expect. It makes them more likely to want to work with you again on future projects.
Nhận biết được nhân viên khi họ đang làm việc tốt sẽ giúp họ hiểu rõ chất lượng công việc mà bạn mong đợi. Nó làm cho họ có nhiều khả năng muốn làm việc với bạn một lần nữa trong các dự án trong tương lai.
Putting delegation into practice
Đưa Giao Việc Vào Thói Quen Cần Luyện Tập
Now that you know exactly what delegation means and the techniques to delegate work efficiently, you are in a great position to streamline your tasks and drive productivity in your team.
Bây giờ bạn đã biết chính xác những gì giao việc và các kỹ thuật để ủy thác hiệu quả trong công việc , bạn đang ở một vị trí tuyệt vời để sắp xếp công việc của bạn và tăng năng suất cho nhóm của mình.
To delegate is to grant autonomy and authority to someone else, thus lightening your own workload and building a well-rounded, well-utilized team.
Ủy thác là để trao quyền tự chủ cho người khác, do đó hãy giảm khối lượng công việc của bạn và xây dựng một đội ngũ nhân viên tốt, được vận dụng tốt.
Delegation might seem complicated or scary, but it gets much easier with time. Start small by delegating a couple of decisions to members of your team over the next week or two.
Giao việc có thể trông có vẻ phức tạp hoặc đáng sợ, nhưng nó sẽ trở nên dễ dàng hơn qua thời gian. Bắt đầu nhỏ bằng cách ủy thác một vài quyết định cho các thành viên trong nhóm của bạn trong một hay hai tuần tới.
Xem thêm: Game Mit Va Tit – Mit Va Tit Profiles
———- Tác giả: Leon Ho
Link bài gốc: https://www.lifehack.org/
Dịch giả: Nguyễn Mỹ Chi – ToMo: Learn Something New
(**) Follow Facebook ToMo: Learn Something New để đọc các bài dịch song ngữ và cập nhật thông tin bổ ích hàng ngày!
(***) Trở thành Cộng tác viên, Thực tập sinh Part-time để rèn luyện ngoại ngữ và đóng góp tri thức cho cộng đồng tại: http://bit.ly/ToMo-hiring.
